Een bestelling komt binnen via de webshop. Daarna gebeurt er vaak verrassend veel. De order moet in het voorraadsysteem staan. De voorraad moet worden aangepast. Gegevens moeten naar de boekhouding. Misschien moet er nog een magazijnactie worden gestart of een collega worden geïnformeerd.
Als systemen niet goed met elkaar praten, komt dat werk bij medewerkers terecht. Dan wordt dezelfde order meerdere keren bekeken, overgenomen en gecontroleerd.
Dat is precies het soort proces waar automatisering veel handwerk kan weghalen.
Dezelfde order hoeft niet drie keer te bestaan
Een klant plaatst één bestelling. Toch kan diezelfde bestelling vervolgens in meerdere systemen opnieuw moeten worden vastgelegd.
Een webshop bevat klant- en ordergegevens. Een voorraadpakket moet weten welke artikelen zijn verkocht. Een boekhoudsysteem heeft informatie nodig voor facturatie en administratie. Soms is er daarnaast nog een ERP, magazijnsysteem of aparte planning.
Dat zijn allemaal logische systemen. Het probleem ontstaat wanneer een medewerker de informatie tussen die systemen moet verplaatsen. Dan wordt de medewerker feitelijk de koppeling.
Laat informatie doorstromen
De logische route is eenvoudiger. Zodra een order wordt geplaatst, kan een workflow bepalen wat er met die order moet gebeuren.
Bijvoorbeeld: order ontvangen, gegevens controleren, voorraad aanpassen, order doorzetten, administratie bijwerken en een uitzondering signaleren. De ordergegevens worden één keer aangemaakt en daarna gebruikt waar nodig.
Dat voorkomt dubbel invoeren en verkleint de kans dat systemen onderling uit elkaar gaan lopen.
Niet iedere order is standaard
Een goede workflow moet vooral goed omgaan met uitzonderingen. Een product blijkt niet op voorraad. Een klant bestelt meer dan normaal. Een leveradres wijkt af. Een betaling ontbreekt. Een artikel heeft een andere levertijd. Een order moet worden opgesplitst.
Dat zijn precies de situaties waarin volledige automatische verwerking gevaarlijk kan worden. Daarom is het uitgangspunt simpel: standaardorders automatisch, uitzonderingen zichtbaar maken.
Voorraad is alleen bruikbaar als systemen hetzelfde weten
Een webshop kan alleen een betrouwbare voorraad tonen als de onderliggende informatie klopt. Wanneer voorraad handmatig wordt bijgewerkt, ontstaat snel verschil tussen systemen.
Een artikel wordt verkocht maar nog niet verwerkt. Een retour wordt ontvangen maar niet direct teruggezet. Een voorraadcorrectie gebeurt in het magazijn maar niet in de webshop. Dan ontstaat een kettingreactie: klanten bestellen iets wat niet beschikbaar blijkt en medewerkers moeten herstellen wat eerder al goed had kunnen doorstromen.
Minder overtypen betekent minder herstelwerk
Handmatig invoeren kost tijd. Fouten herstellen kost vaak nog meer. Een verkeerd artikelnummer, fout aantal, klantreferentie verkeerd overgenomen of voorraadmutatie vergeten kan later meerdere stappen raken.
Door informatie automatisch door te geven, verdwijnt één belangrijke foutbron: de medewerker hoeft dezelfde gegevens niet opnieuw in te voeren.
AI is hier niet altijd de hoofdrolspeler
Bij order- en voorraadverwerking is AI lang niet altijd nodig. Veel stappen zijn goed te regelen met vaste logica. Als order X binnenkomt, voer dan actie Y uit.
AI wordt pas interessant wanneer informatie minder gestructureerd is, bijvoorbeeld wanneer bestellingen via e-mail binnenkomen, productomschrijvingen niet exact overeenkomen of klantinformatie eerst geïnterpreteerd moet worden.
Daarom kijkt NoReps niet vanuit AI naar het probleem. We kijken naar het proces. Soms is de beste oplossing een slimme koppeling, soms een workflow, soms AI en soms een combinatie.
Retouren en correcties horen bij dezelfde informatiestroom
De keten stopt niet wanneer een order het magazijn verlaat. Een retour, annulering of handmatige correctie verandert opnieuw de voorraad en soms ook de administratie. Als alleen de heengaande orderstroom is gekoppeld, kunnen systemen alsnog uit elkaar gaan lopen.
Daarom is het verstandig om niet alleen te vragen hoe een bestelling wordt verwerkt, maar ook wat er gebeurt als die bestelling verandert. Een goede koppeling verwerkt de normale route en maakt duidelijk welke correcties automatisch kunnen doorstromen en welke eerst door een medewerker moeten worden beoordeeld.
Begin bij de handmatige overdrachten
Volg één order vanaf het moment dat hij binnenkomt tot het moment dat alles administratief is afgerond. Waar wordt informatie opnieuw ingevoerd? Welke systemen worden geopend? Welke stappen zijn iedere keer hetzelfde? Waar ontstaan uitzonderingen?
Aan de servicekant zie je vervolgens wat er gebeurt als die orderinformatie goed beschikbaar is. Lees hoe klantenservice en retouren slimmer kunnen worden afgehandeld.
Hoe vaak wordt dezelfde order opnieuw ingevoerd?
Als orderinformatie op meerdere plekken handmatig terugkomt, zit daar vrijwel altijd proceswerk tussen dat slimmer kan. Niet om ieder systeem te vervangen, wel om te voorkomen dat medewerkers informatie blijven verplaatsen tussen systemen die eigenlijk met elkaar zouden moeten praten.