De uren zijn gemaakt. De medewerker heeft ze ingevuld. De opdrachtgever heeft ze goedgekeurd. Dan zou je denken dat factureren vooral een administratieve formaliteit is.
Toch begint bij veel detacheerders juist daar een nieuwe reeks handelingen. Urenstaat openen, klant controleren, tarief erbij zoeken, periode nalopen, projectcode checken, gegevens in het facturatiesysteem zetten en afwijkingen uitzoeken.
De informatie bestaat al. Alleen stroomt die nog niet vanzelf door.
Van uren naar factuur zitten verrassend veel tussenstappen
Een urenstaat lijkt eenvoudig. Naam, periode, aantal uren. In de praktijk is er vaak meer nodig. Zijn de uren goedgekeurd? Geldt voor deze medewerker één tarief of meerdere? Zijn er toeslagen? Hoort het werk bij de juiste kostenplaats of opdracht? Is de klantreferentie correct?
Veel organisaties hebben die informatie verspreid staan over verschillende systemen. De uren komen uit één omgeving. Contractafspraken staan ergens anders. Facturatie gebeurt in het boekhoudpakket. Bijzonderheden zitten soms nog in een mail of notitie.
Daardoor ontstaat handwerk. Niet omdat medewerkers graag gegevens overtypen, maar omdat iemand de verbinding tussen de systemen moet leggen.
De ideale route is eigenlijk heel logisch
Zodra uren door de juiste persoon zijn goedgekeurd, kan een workflow controleren welke vervolgstappen nodig zijn. De geregistreerde uren worden gekoppeld aan de juiste opdracht en contractgegevens. Het juiste tarief wordt opgehaald. Benodigde referenties worden toegevoegd. Daarna wordt een concept voor facturatie klaargezet.
De keten wordt dan bijvoorbeeld: uren ingevuld, goedkeuring, contractgegevens ophalen, controles uitvoeren, conceptfactuur, backoffice controle en daarna verzenden.
De medewerker blijft verantwoordelijk voor controle, maar hoeft het voorbereidende werk niet iedere keer vanaf nul uit te voeren.
Uitzonderingen bepalen of een workflow goed is
Een proces automatiseren is makkelijk zolang alles exact volgens de standaard loopt. De werkelijkheid is interessanter. Een medewerker werkt een deel van de week op een ander tarief. De opdrachtgever keurt minder uren goed dan zijn ingevuld. Een contract loopt halverwege de maand af. Een inkoopnummer ontbreekt.
Een goede workflow negeert zulke situaties niet. Hij herkent dat iets afwijkt en stopt waar nodig. De backoffice krijgt dan niet de opdracht om het hele dossier opnieuw te controleren, maar alleen de uitzondering.
Automatiseer wat voorspelbaar is. Maak afwijkingen zichtbaar.
Niet sneller factureren door controles weg te halen
Het doel is niet om blind zo snel mogelijk een factuur te versturen. Een foutieve factuur levert meestal meer werk op dan een correcte factuur die iets later wordt verstuurd.
Daarom hoort controle in de workflow. Alleen hoeft die controle niet hetzelfde te zijn als het hele proces opnieuw uitvoeren. Een medewerker kan bijvoorbeeld een conceptfactuur zien met de onderliggende goedgekeurde uren en toegepaste contractafspraken.
Dezelfde gegevens maar één keer invoeren
Een nuttige vuistregel is simpel: als dezelfde gegevens in meerdere systemen opnieuw worden ingevoerd, is er reden om naar het proces te kijken. Het aantal gewerkte uren verandert niet omdat het van de urenregistratie naar het facturatiesysteem gaat. De klantnaam verandert niet. Het contracttarief verandert niet iedere keer dat er een nieuwe factuur wordt gemaakt.
Toch worden zulke gegevens in veel processen opnieuw opgezocht of ingevoerd. Dat is precies het soort robotwerk waar NoReps zich op richt: informatie tussen systemen laten doorstromen zonder alle bestaande software te hoeven vervangen.
Ook goedkeuring hoeft geen achtervolgingsproces te zijn
Voordat facturatie kan beginnen, moeten uren vaak eerst door een opdrachtgever worden goedgekeurd. En daar ontstaat soms weer een ander administratief proces. Uren zijn nog niet ingediend. Een goedkeurder heeft nog niet gereageerd. De backoffice ontdekt pas aan het einde van de periode dat er iets ontbreekt.
Een workflow kan bijhouden welke urenstaten nog openstaan en op het juiste moment een herinnering of taak klaarzetten. Niet eindeloos automatische mails sturen, wel inzichtelijk maken waar het proces stilstaat.
Snellere facturatie begint voor de factuur
Organisaties kijken bij efficiënt factureren vaak direct naar het boekhoudpakket. Maar vertraging ontstaat vaak eerder: ontbrekende uren, niet-goedgekeurde registraties, verkeerde projectgegevens of contractinformatie die opnieuw moet worden gezocht.
Kijk daarom naar de hele route vanaf het moment dat een medewerker uren registreert. Waar stopt informatie? Waar wacht iemand op? Waar wordt iets opnieuw ingevoerd? Daar zit de echte kans.
Ook aan de voorkant van detachering kan veel zoekwerk verdwijnen. Lees hoe recruiters sneller relevante kandidaten kunnen terugvinden.
Waar zit de handmatige overdracht?
Pak één recente factuur en loop terug. Waar kwamen de uren vandaan? Wie heeft ze goedgekeurd? Waar stond het tarief? Wie heeft de klantreferentie gecontroleerd? Hoe vaak is dezelfde informatie onderweg opnieuw bekeken of ingevoerd?