Een vrachtbrief komt binnen. Iemand opent het document, zoekt het referentienummer, controleert adressen, leest aantallen en andere gegevens uit en zet die informatie vervolgens in een ander systeem.
Daarna volgt een paklijst. Daarna een document van een andere opdrachtgever. En daarna hetzelfde proces opnieuw. Het zijn geen complexe handelingen, maar in een transportorganisatie kunnen juist dit soort kleine administratieve stappen zich snel opstapelen.
Daar zit een heel praktische kans voor automatisering.
De informatie bestaat al
Het opvallende aan dit soort processen is dat de medewerker zelden nieuwe informatie maakt. De gegevens staan al op het document. Het werk bestaat vooral uit het herkennen van de juiste velden en het verplaatsen van die informatie naar de plek waar de organisatie ermee verder kan.
Denk bijvoorbeeld aan zendings- of referentienummers, laad- en losadressen, datumgegevens, aantallen, klant- of orderreferenties en aanvullende opmerkingen. Welke velden belangrijk zijn verschilt per organisatie, maar het principe blijft hetzelfde.
Als iemand informatie uit een document leest om die daarna opnieuw in te voeren, is er reden om naar het proces te kijken.
Van document naar bruikbare gegevens
Een workflow kan een binnengekomen document eerst herkennen. Vervolgens kunnen de relevante gegevens worden uitgelezen en gekoppeld aan de juiste order, rit of klant.
De route wordt dan bijvoorbeeld: document ontvangen, type herkennen, relevante gegevens uitlezen, controleren, juiste order koppelen en daarna verwerken.
Voor goed gestructureerde documenten is daar soms weinig AI voor nodig. Als een bepaald documenttype iedere keer dezelfde opbouw heeft, kunnen vaste regels al veel doen. AI wordt vooral interessant wanneer documenten onderling verschillen, informatie op andere plekken staat of bestanden als scan binnenkomen.
Niet elk veld hoeft automatisch door
Snelheid is prettig. Een foutief adres of verkeerd referentienummer kan dat voordeel alleen snel weer tenietdoen. Daarom hoeft een workflow niet ieder uitgelezen gegeven direct definitief te verwerken.
Voor voorspelbare velden kan automatische verwerking passend zijn. Bij twijfel kan een medewerker alleen de afwijkende gegevens controleren. Denk aan een situatie waarin referentienummer, adres en datum worden herkend, maar het aantal afwijkt van de bestaande order. Dan is alleen dat onderdeel reden voor controle.
Uitzonderingen zijn belangrijker dan de standaard
Een goed automatiseringsproces werkt niet alleen wanneer alles perfect wordt aangeleverd. In transport is de werkelijkheid zelden zo netjes. Een document mist een veld. Een klant gebruikt ineens een andere opmaak. Een referentie komt niet overeen met de order. Een scan is slecht leesbaar.
Een goede workflow moet zulke gevallen niet verbergen. Hij moet ze zichtbaar maken. Standaardverwerking waar het kan, menselijke controle waar iets afwijkt.
Medewerkers hoeven geen koppeling tussen systemen te zijn
Bij veel administratieve processen staat goede software aan beide kanten. Er is een systeem waarin orders of ritten worden beheerd. Er is een boekhouding, planning of klantomgeving. En toch zit er tussen die systemen een medewerker die gegevens leest en opnieuw intikt.
Dan ligt het probleem niet altijd bij de software zelf. Het probleem zit in de overdracht. Soms is één goede workflow waardevoller dan nog een nieuw systeem.
Minder fouten begint bij minder overtypen
Handmatig overtypen vraagt concentratie, zeker wanneer medewerkers veel documenten achter elkaar verwerken. Een verkeerde regel, een omgedraaid nummer of een veld dat per ongeluk wordt overgeslagen kan later weer extra werk veroorzaken.
Automatisering voorkomt niet automatisch iedere fout. Maar het verkleint wel één belangrijke foutbron: steeds dezelfde gegevens opnieuw invoeren.
Begin bij één documentsoort
Je hoeft niet meteen alle documenten binnen de organisatie te verwerken. Begin bij één type dat vaak voorkomt, bijvoorbeeld een CMR of paklijst. Pak tien recente voorbeelden en bekijk welke informatie medewerkers daaruit overnemen.
Waar zetten ze die informatie vervolgens neer? Welke velden zijn altijd hetzelfde? Welke vragen om interpretatie? En welke uitzonderingen komen regelmatig voor?
Als de operationele gegevens daarna worden gebruikt om klanten te informeren, sluit de volgende stap hier direct op aan. Lees hoe statusvragen in transport slimmer kunnen worden afgehandeld.
Waar wordt bij jullie nog overgetypt?
Pak één transportdocument en volg iedere waarde die een medewerker eruit haalt. Waar gaat die informatie naartoe? Als iemand de gegevens vooral leest om ze daarna op een andere plek opnieuw in te voeren, is dat een goede plek om te onderzoeken.