"Zouden wij hier eigenlijk baat bij hebben?" is de vraag die we het vaakst krijgen van projectorganisaties. Het antwoord zit zelden in één groot probleem, maar in een stapeling van kleine, herkenbare signalen. Hieronder de vijf die we het meest tegenkomen bij bouw- en installatiebedrijven en projectmanagementbureaus.
1. Voortgang wordt op meerdere manieren gedeeld
De ene update komt binnen per mail, de volgende via WhatsApp, en een derde wordt gewoon mondeling doorgegeven op de bouwplaats. Niemand doet hier iets fout, maar het gevolg is dat niemand een volledig beeld heeft. De planner mist een update, de projectleider hoort iets pas een dag later, en achteraf is niet meer te herleiden wie wat wanneer heeft doorgegeven.
2. Gegevens worden dubbel overgetypt
Klant- of technische gegevens die uit een mail of bijlage handmatig worden overgenomen in een Excel-lijst, en van daaruit nog een keer in een ander systeem. Elke keer overtypen is een moment waarop een fout kan sluipen, en het kost tijd die niet in het project zelf gaat zitten.
3. Documenten staan verspreid over kanalen
Uitvoeringsstukken, tekeningen en goedkeuringen staan de ene keer op een gedeelde schijf, de andere keer in een mailbijlage of een WhatsApp-groep. Zodra iemand een document nodig heeft, begint het zoeken, en bij discussie over de volledigheid van dossiers is dat een terugkerend discussiepunt.
4. De projectadministratie loopt achter op de werkelijkheid
Op de bouwplaats is een project allang verder dan wat er op kantoor is vastgelegd. Kosten voor materiaal, materieel en arbeid worden pas achteraf handmatig vertaald naar een financiële handeling, waardoor de projectcontroller nooit een actueel beeld heeft van de status van lopende projecten.
5. Het team overwerkt structureel om alles bij te houden
Het duidelijkste signaal van allemaal: als projectadministratie stelselmatig na werktijd of in het weekend gebeurt, is dat geen piekdrukte meer, maar een proces dat niet is ingericht op de omvang van de organisatie.
Wat te doen als je twee of meer signalen herkent
Bij één signaal is er meestal nog geen acute noodzaak. Herken je er twee of meer, dan zit er vrijwel zeker tijd verborgen die terug te winnen is, zonder dat daar extra mensen bij horen. Begin niet met alles tegelijk, maar met het signaal dat nu het meest kost. Bij een hoofdaannemer begon dat bij versnipperde communicatie en handmatige planning, wat leidde tot één centrale projecten-app. Bij een installatiebedrijf begon het bij het overtypen van opdrachtmails, wat leidde tot een gerichte automation.
Meer over waar de tijd in projectadministratie precies naartoe gaat, lees je in hoeveel tijd projectadministratie een bouwbedrijf gemiddeld kost.