Een factuur komt binnen. Iemand opent de bijlage, controleert de leverancier, zoekt het factuurnummer, bekijkt het bedrag, controleert de btw en zet de gegevens vervolgens in het boekhoudsysteem.
Daarna volgt de volgende factuur. En daarna nog één. Voor veel administraties is dit dagelijkse routine. Maar juist omdat het proces zo voorspelbaar is, is het interessant om slimmer in te richten.
De informatie staat al op de factuur
De medewerker maakt meestal geen nieuwe gegevens. Hij leest informatie die al aanwezig is en zet die op de juiste plek in een ander systeem. Denk aan leverancier, factuurnummer, factuurdatum, bedrag, btw, betaaltermijn, kostenplaats en order- of projectreferentie.
Welke velden belangrijk zijn verschilt per organisatie. Het principe is hetzelfde: als gegevens op een document staan en vervolgens handmatig opnieuw worden ingevoerd, is er reden om naar het proces te kijken.
Van binnenkomende factuur naar boekingsvoorstel
Een workflow kan beginnen zodra een factuur binnenkomt, bijvoorbeeld via een mailbox of upload. Het systeem herkent dat het om een factuur gaat, leest de relevante gegevens uit en vergelijkt die met bestaande informatie.
Vervolgens kan een boekingsvoorstel worden klaargezet. De route wordt dan: factuur ontvangen, gegevens uitlezen, leverancier herkennen, boekingsregels voorstellen, controles uitvoeren en medewerker keurt goed.
Dat is iets anders dan blind automatisch boeken. De medewerker behoudt controle, maar hoeft niet meer iedere factuur regel voor regel over te nemen.
Niet iedere factuur is hetzelfde
Een leverancier gebruikt een andere opmaak. Een bedrag wijkt af van wat verwacht werd. Een ordernummer ontbreekt. Een factuur bevat meerdere regels. Een btw-percentage lijkt niet te kloppen.
Een simpele automatisering kan daar snel vastlopen. Een betere workflow maakt afwijkingen zichtbaar. Bijvoorbeeld: leverancier herkend, factuurnummer herkend, bedrag herkend, projectreferentie ontbreekt. Controle nodig.
Dan hoeft een medewerker niet het hele document opnieuw te verwerken, alleen datgene wat afwijkt.
AI is niet voor iedere stap nodig
Als een leverancier iedere maand exact hetzelfde type factuur stuurt, kan een vaste regel soms genoeg zijn. AI wordt vooral interessant wanneer documenten verschillen in opbouw of wanneer informatie eerst geïnterpreteerd moet worden.
Bijvoorbeeld wanneer een omschrijving moet worden gekoppeld aan een bepaalde kostenplaats of projectcategorie. De beste oplossing combineert daarom vaste logica met AI. Niet zoveel mogelijk AI gebruiken, wel precies daar waar het extra waarde heeft.
Controle blijft onderdeel van het proces
Facturen raken direct de financiële administratie. Daarom moet snelheid nooit belangrijker worden dan juistheid. Een verkeerd geboekt bedrag of een foutieve kostenplaats levert later weer extra werk op.
Het verschil zit in wat de medewerker nog hoeft te doen. Niet iedere factuur helemaal zelf verwerken, maar controleren of het voorstel klopt en alleen ingrijpen bij afwijkingen.
De echte winst zit vaak voor het boekhoudpakket
Veel organisaties kijken bij administratieve efficiëntie vooral naar de boekhoudsoftware. Maar veel handwerk ontstaat voordat de gegevens daar terechtkomen. De factuur komt binnen via mail. Iemand slaat hem op. Een ander zoekt het project erbij. Daarna worden gegevens ingevoerd.
De software zelf kan prima functioneren. De medewerker is alleen nog steeds de handmatige koppeling tussen document en systeem. Dat is precies waar NoReps naar kijkt.
Minder overtypen betekent ook minder fouten
Iedere handmatige overdracht is een nieuw moment waarop iets verkeerd kan gaan. Een cijfer verkeerd gelezen, een factuurnummer verkeerd ingevoerd of een bedrag op de verkeerde regel gezet.
Automatisering voorkomt niet alle fouten, maar het verkleint wel één belangrijke foutbron: dezelfde informatie steeds opnieuw invoeren.
Ook goedkeuring kan onderdeel van dezelfde route worden
Bij sommige facturen is uitlezen pas de eerste stap. Daarna moet een budgethouder, projectverantwoordelijke of andere collega nog akkoord geven. Als die goedkeuring via losse mails loopt, verschuift het handwerk alleen naar een volgende plek.
Een workflow kan daarom ook vastleggen wie welke factuur moet beoordelen, welke informatie diegene daarvoor nodig heeft en waar een factuur blijft hangen. Zo ontstaat één herkenbare route van binnenkomst naar controle en boeking, zonder dat medewerkers handmatig hoeven bij te houden wie nog moet reageren.
Begin met één factuurstroom
Je hoeft niet meteen alle leveranciers en factuurtypes tegelijk aan te pakken. Begin met één voorspelbare stroom en bekijk welke velden nu handmatig worden overgenomen, waar die gegevens naartoe gaan, welke controles echt nodig zijn en welke uitzonderingen vaak voorkomen.
Ook na de boeking ontstaat vaak terugkerend klantcontact. Lees hoe klantmail in accountancy en administratie slimmer kan worden voorbereid.
Waar zit bij jullie het boekingswerk?
Pak tien recente facturen en kijk hoeveel handelingen een medewerker uitvoert voordat de factuur in het systeem staat. Als iemand vooral leest, overneemt en controleert, zit daar waarschijnlijk ruimte voor verbetering.